§ 28 GemHVO – Buchführung

(1) Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage der Gemeinde vermitteln kann.

(2) Die einzelnen Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

(3) Die Bücher müssen Auswertungen nach der Haushaltsgliederung, nach dem vom fachlich zuständigen Ministerium bekannt gegebenen Produktrahmenplan, nach der sachlichen Ordnung sowie nach der zeitlichen Ordnung zulassen.

(4) Die Buchungen sind nach zeitlicher Ordnung im Journal und nach sachlicher Ordnung auf Sachkonten vorzunehmen. Die Finanzbuchhaltung kann durch Nebenbuchhaltungen ergänzt werden. Die Ergebnisse der Nebenbuchhaltungen sind mindestens monatlich auf die Sachkonten der Finanzbuchhaltung zu übernehmen. Die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister bestimmt, welche Nebenbuchhaltungen geführt werden.

(5) Die Buchung auf dem Sachkonto umfasst mindestens

1. 1.

   eine eindeutige Belegnummer,

2. 2.

   den Buchungstag,

3. 3.

   einen Hinweis, der die Verbindung mit dem Gegenkonto herstellt,

4. 4.

   den Betrag.

(6) Die Eintragungen in die Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen richtig, vollständig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Die Bedeutung von verwendeten Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben und Symbolen muss im Einzelfall eindeutig festgelegt sein.

(7) Eine Eintragung in den Büchern oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später durchgeführt worden sind.

(8) Den Buchungen sind Belege, durch die der Nachweis der richtigen und vollständigen Ermittlung der Ansprüche und Verpflichtungen zu erbringen ist, zugrunde zu legen (begründende Unterlagen). Die Buchungsbelege müssen Hinweise enthalten, die eine Verbindung zu den Eintragungen in den Büchern herstellen.

(9) Die Ergebnis- und die Finanzrechnung sowie die Bilanz werden in einem geschlossenen System geführt. Aus den Buchungen der zahlungswirksamen Geschäftsvorfälle sind die Zahlungen für den Ausweis in der Finanzrechnung durch eine von der Gemeinde bestimmte Buchungsmethode zu ermitteln. Die Ermittlung darf nicht durch eine indirekte Rückrechnung aus dem in der Ergebnisrechnung ausgewiesenen Jahresergebnis erfolgen.

(10) Bei der Buchführung mit Hilfe automatisierter Datenverarbeitung (DV-Buchführung) muss unter Beachtung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) nach Maßgabe des Schreibens des Bundesministeriums der Finanzen an die obersten Finanzbehörden der Länder vom 28. November 2019 - IV A 4 - S 0316/19/10003:001 (BStBl. I S. 1269) sichergestellt werden, dass:

1. 1.

   nur dokumentierte, freigegebene und gültige Programme verwendet werden,

2. 2.

   die Daten vollständig und richtig erfasst, eingegeben, verarbeitet und ausgegeben werden,

3. 3.

   nachvollziehbar dokumentiert ist, wer wann welche Daten eingegeben oder verändert hat,

4. 4.

   in das automatisierte Verfahren nicht unbefugt eingegriffen werden kann,

5. 5.

   die gespeicherten Daten nicht verloren gehen und nicht unbefugt verändert werden können,

6. 6.

   die gespeicherten Daten bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen der Bücher jederzeit in angemessener Frist lesbar und maschinell auswertbar sind,

7. 7.

   Berichtigungen der Bücher protokolliert und die Protokolle wie Belege aufbewahrt werden,

8. 8.

   elektronische Signaturen mindestens bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen der Bücher nachprüfbar sind,

9. 9.

   die Unterlagen, die für den Nachweis der richtigen und vollständigen Ermittlung der Ansprüche und Zahlungsverpflichtungen sowie für die ordnungsgemäße Abwicklung der Buchführung und des Zahlungsverkehrs erforderlich sind, einschließlich eines Verzeichnisses über den Aufbau der Datensätze und die Dokumentation der eingesetzten Programme und Verfahren bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen der Bücher verfügbar bleiben,

10. 10.

    die Verwaltung von Informationssystemen und automatisierten Verfahren von der fachlichen Sachbearbeitung und der Erledigung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung verantwortlich abgegrenzt wird.

Abweichend von den entsprechenden Bestimmungen der GoBD gilt § 30. § 42 bleibt unberührt.

(11) Der Buchführung ist der vom fachlich zuständigen Ministerium bekannt gegebene Kontenrahmenplan zugrunde zu legen. Der Kontenrahmenplan kann, soweit er nicht verbindlich vorgegeben ist, bei Bedarf ergänzt werden. Die von der Gemeinde eingerichteten Konten sind in einem Verzeichnis (Kontenplan) aufzuführen.

(12) Die Bücher sind durch geeignete Maßnahmen gegen Verlust, Wegnahme und Veränderungen zu schützen.

(13) In einer Dienstanweisung regelt die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister das Nähere über die Sicherung des Buchungsverfahrens.