§ 39 GemHKVO, Aufbewahrung von Unterlagen

§ 39 GemHKVO
Verordnung über die Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans sowie die Abwicklung der Kassengeschäfte der Gemeinden auf der Grundlage der kommunalen Doppik (Gemeindehaushalts- und -kassenverordnung - GemHKVO)
Landesrecht Niedersachsen
Titel: Verordnung über die Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans sowie die Abwicklung der Kassengeschäfte der Gemeinden auf der Grundlage der kommunalen Doppik (Gemeindehaushalts- und -kassenverordnung - GemHKVO)
Normgeber: Niedersachsen
Amtliche Abkürzung: GemHKVO
Referenz: 20300
Abschnitt: Sechster Abschnitt – Buchführung und Inventar
 

(1) 1Die Gemeinde bewahrt die Bücher, die Unterlagen über die Inventur, die Jahresabschlüsse, die konsolidierten Gesamtabschlüsse, die zur Führung oder Aufstellung ergangenen Anweisungen und Organisationsregelungen, die Buchungsbelege sowie die Unterlagen über den Zahlungsverkehr geordnet und sicher auf. 2Soweit begründende Unterlagen nicht den Kassenanordnungen beigefügt sind, obliegt ihre Aufbewahrung den anordnenden Stellen.

(2) 1Der Jahresabschluss und der konsolidierte Gesamtabschluss werden in ausgedruckter Form dauernd aufbewahrt. 2Bücher, Inventare, Belege sowie sonstige Unterlagen werden zehn Jahre lang aufbewahrt. 3Die Frist beginnt am 1. Januar des Jahres, das der Beschlussfassung des Rates über den Jahresabschluss oder über den konsolidierten Gesamtabschluss folgt.

(3) 1Die Bücher, die Unterlagen über die Inventur, die Kassenanordnungen, die Buchungsbelege, die Unterlagen über den Zahlungsverkehr sowie die sonstigen Unterlagen mit Ausnahme der in Absatz 2 Satz 1 genannten können statt im Original in digitaler Form aufbewahrt werden. 2Dabei und bei der Sicherung der Bücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträger oder Bildträger muss insbesondere sichergestellt sein, dass der Inhalt der Daten- oder Bildträger mit den Originalen übereinstimmt, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar ist und jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden kann. 3Andere Rechtsvorschriften über die Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen bleiben unberührt.

(4) Die Unterlagen nach Absatz 2 sind sicher aufzubewahren und die Verantwortlichkeiten dafür sind schriftlich festzulegen.

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