§ 35 GemHKVO, Anforderungen an die Buchführung

§ 35 GemHKVO
Verordnung über die Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans sowie die Abwicklung der Kassengeschäfte der Gemeinden auf der Grundlage der kommunalen Doppik (Gemeindehaushalts- und -kassenverordnung - GemHKVO)
Landesrecht Niedersachsen
Titel: Verordnung über die Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans sowie die Abwicklung der Kassengeschäfte der Gemeinden auf der Grundlage der kommunalen Doppik (Gemeindehaushalts- und -kassenverordnung - GemHKVO)
Normgeber: Niedersachsen
Amtliche Abkürzung: GemHKVO
Referenz: 20300
Abschnitt: Sechster Abschnitt – Buchführung und Inventar
 

(1) 1Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Finanzvorfälle und über die wirtschaftliche Lage der Gemeinde vermittelt. 2Die Finanzvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

(2) 1Die Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und nachprüfbar vorgenommen werden. 2Die dabei verwendeten Zeichen müssen eindeutig festgelegt sein.

(3) 1Eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. 2Veränderungen muss zu entnehmen sein, wann sie vorgenommen worden sind.

(4) Für die eingerichteten Konten wird ein Kontenplan aufgestellt.

(5) Wird die Buchführung durch automatische Datenverarbeitung unterstützt, so muss sichergestellt werden, dass

  1. 1.
    nur Programme verwendet werden, die mit dem geltenden Recht übereinstimmen, die für die Gemeinde zugänglich dokumentiert und durch sie zur Anwendung freigegeben sind,
  2. 2.
    in das automatisierte Verfahren nicht unbefugt eingegriffen werden kann,
  3. 3.
    die gespeicherten Daten nicht verloren gehen und nicht unbefugt verändert werden können,
  4. 4.
    die Buchungen bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen der Aufzeichnungen jederzeit in angemessener Frist ausgedruckt werden können, wobei § 39 Abs. 3 unberührt bleibt,
  5. 5.
    die Unterlagen, die für den Nachweis der ordnungsgemäßen maschinellen Abwicklung der Buchungsvorgänge erforderlich sind, einschließlich der Dokumentation der verwendeten Programme und eines Verzeichnisses über den Aufbau der Datensätze, bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist der Aufzeichnungen verfügbar sind und jederzeit in angemessener Frist lesbar gemacht werden können und
  6. 6.
    Berichtigungen der Bücher protokolliert und die Protokolle wie Belege aufbewahrt werden.

(6) Die Bilanz, die Ergebnisrechnung und die Finanzrechnung werden in einem geschlossenen System geführt; die Finanzrechnung wird dabei direkt bebucht.

(7) Die Gemeinde sorgt für die Sicherung des Buchungsverfahrens.

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