Art. 23 BaySÜG – Sicherheitsakt und Sicherheitsüberprüfungsakt

(1) Die zuständige Stelle führt über die betroffene Person einen Sicherheitsakt, in den alle die Sicherheitsüberprüfung betreffenden Informationen aufzunehmen sind.

(2) Informationen über die persönlichen, dienstlichen und arbeitsrechtlichen Verhältnisse der Personen, die mit einer sicherheitsempfindlichen Tätigkeit befasst sind, sind zum Sicherheitsakt zu nehmen, soweit sie für die sicherheitsmäßige Beurteilung erheblich sind. Dazu zählen insbesondere:

1. 1.

   Zuweisung einer sicherheitsempfindlichen Tätigkeit, die dazu erteilte Ermächtigung sowie deren Änderungen und Beendigung,

2. 2.

   Umsetzung, Abordnung, Versetzung und Ausscheiden aus dem Dienst- oder Arbeitsverhältnis,

3. 3.

   Änderungen des Familienstandes, des Namens, eines Wohnsitzes und der Staatsangehörigkeit,

4. 4.

   Beginn oder Ende einer Ehe, einer Lebenspartnerschaft oder einer auf Dauer angelegten Gemeinschaft,

5. 5.

   Anhaltspunkte für Überschuldung, insbesondere Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse, Mitteilungen über abgeschlossene Insolvenzverfahren sowie Beschlüsse zur Eröffnung eines Insolvenzverfahrens und zur Restschuldbefreiung,

6. 6.

   Strafverfahren einschließlich Ermittlungsverfahren, Disziplinarverfahren sowie dienst- und arbeitsrechtliche Maßnahmen,

7. 7.

   Nebentätigkeitsgenehmigungen.

(3) Der Sicherheitsakt ist kein Personalakt. Er ist gesondert zu führen und darf weder der personalverwaltenden Stelle noch der betroffenen Person zugänglich gemacht werden; Art. 28 Abs. 6 bleibt unberührt. Im Fall des Wechsels der Dienststelle oder des Dienstherrn ist der Sicherheitsakt an den Geheimschutzbeauftragten der neu zuständigen Stelle abzugeben, wenn auch dort eine sicherheitsempfindliche Tätigkeit ausgeübt werden soll. Zum Zwecke der Prüfung nach Art. 4 Abs. 1 Satz 4 kann der anfordernden Stelle der Sicherheitsakt zur Einsichtnahme übersandt werden.

(4) Die mitwirkende Behörde führt über die betroffene Person einen Sicherheitsüberprüfungsakt, in den aufzunehmen sind:

1. 1.

   Informationen, die die Sicherheitsüberprüfung, die durchgeführten Maßnahmen und das Ergebnis betreffen,

2. 2.

   das Ausscheiden aus oder die Nichtaufnahme der sicherheitsempfindlichen Tätigkeit,

3. 3.

   Änderungen des Namens, eines Wohnsitzes und der Staatsangehörigkeit,

4. 4.

   Beginn oder Ende einer Ehe, einer Lebenspartnerschaft oder einer auf Dauer angelegten Gemeinschaft.

Die in Absatz 2 Nrn. 5 und 6 genannten Daten sind zum Sicherheitsüberprüfungsakt zu nehmen, wenn sie sicherheitserheblich sind. Abs. 3 Satz 1 und 2 gilt entsprechend. Im Fall des Wechsels der Dienststelle ist der Sicherheitsüberprüfungsakt auf Anforderung an die zuständige mitwirkende Behörde abzugeben, wenn eine sicherheitsempfindliche Tätigkeit nicht nur vorübergehend ausgeübt werden soll.

(5) Die zuständige Stelle ist verpflichtet, die in Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 und 4 sowie Satz 2 genannten Daten mit Ausnahme der Änderung des Wohnsitzes unverzüglich der mitwirkenden Behörde zu übermitteln. Die Übermittlung der in Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 genannten Daten erfolgt nach Ablauf der in Art. 27 Abs. 2 Nr. 1 festgelegten Fristen. Die in Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 genannten Daten sind unverzüglich der mitwirkenden Behörde zu übermitteln, wenn sicherheitserhebliche Erkenntnisse vorliegen.

(6) Der Sicherheitsakt und der Sicherheitsüberprüfungsakt dürfen auch in elektronischer Form geführt werden. Eine Abfrage personenbezogener Daten ist nur zulässig, wenn für die Daten die Voraussetzungen der Verarbeitung nach Art. 25 vorliegen. Der automatisierte Abgleich personenbezogener Daten ist unzulässig.

(7) Bei jeder Abfrage eines Sicherheitsakts oder Sicherheitsüberprüfungsakts nach Abs. 6 sind für Zwecke der Datenschutzkontrolle der Zeitpunkt, die Angaben, die die Feststellung der abgefragten Daten ermöglichen, Veränderungen und Löschungen von Daten sowie Angaben zur Feststellung des Abfragenden zu protokollieren. Die protokollierten Daten dürfen nur für Zwecke der Datenschutzkontrolle, der Datensicherung oder zur Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Betriebs der Datenverarbeitungsanlage verwendet werden. Die Protokolldaten sind am Ende des Kalenderjahres, das dem Jahr der Protokollierung folgt, zu löschen.

(8) Das Landesamt für Verfassungsschutz darf bei der Sicherheitsüberprüfung von Personen im Sinn des Art. 5 Abs. 3 den Sicherheitsakt zusammen mit dem Sicherheitsüberprüfungsakt in einem gemeinsamen Aktenvorgang unter Beachtung der für den jeweiligen Akt geltenden unterschiedlichen Verwendungs- und Auskunftsregelungen führen.