Durch die Instandhaltungsrücklage ein finanzielles Polster der Wohnungseigentümer für später anstehende Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen hergestellt. Hierdurch sollen auch kostenintensivere Maßnahmen durchführen werden können, ohne dass die Eigentümer plötzlich einer großen finanziellen Belastung ausgesetzt sind. Im Gegensatz zur Instandhaltungsrücklage ist die Gefahr von Zahlungsausfällen bei sog. Sonderumlagen höher, was die Durchführung der benötigten Maßnahme gefährden kann.
Dem Verwalter obliegt die Pflicht, die Instandhaltungsrücklage zinsgünstig anzulegen und gleichzeitig darauf zu achten, dass die Mittel bei Bedarf rechtzeitig abrufbar sind. Dabei kommt auch die Anlage auf einem Festgeldkonto in Betracht, sofern hierbei berücksichtigt ist, welche Maßnahmen voraussichtlich wann anstehen.
Die Instandhaltungsrücklage ist zweckgebunden, d. h. sie darf nur für Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen verwendet werden. Es ist unzulässig diese Gelder zur Überbrückung von Liquiditätsengpässe zu nutzen, auch wenn dies in der Praxis häufig beobachtet werden kann. Durch Beschluss können die Eigentümer jedoch entscheiden, dass eine temporäre Überbrückung eines Engpasses mithilfe der Instandhaltungsrücklage zulässig ist, sofern dies zeitlich und betragsmäßig begrenzt ist (max. 3 Monate, max. 3 Monatshausgeldbeträge).
Die Höhe der Rücklage muss so bemessen sein, dass bei Bedarf genügend Mittel zur Verfügung stehen. Es existieren hier mehrere Berechnungsmodelle, wobei jedoch der Einzelfall maßgeblich ist, insbesondere Alter und Zustand des Objekts. Sinnvoll ist eine mittelfristige Instandhaltungsplanung, damit größerer Finanzbedarf möglichst frühzeitig vorhersehbar ist.
Über die Instandhaltungsrücklage ist in der Jahresabrechnung abzurechnen. Die Entwicklung der Rücklage ist getrennt von den Einnahmen und Ausgaben der Verwaltung darzustellen. Es sind die tatsächlich gezahlten Beträge sowie eventuelle Rückstände auszuweisen. Die früher gängige Praxis, die Rücklage anhand der Soll-Beträge auszuweisen, hat der BGH in seinem Urteil vom 4. Dezember 2009, V ZR 44/09 für unzulässig erklärt.
Die gezahlten Rücklagen sind Verwaltungsvermögen der WEG, so dass den einzelnen Eigentümern kein Anteil hieran zusteht. Insbesondere können sie beim Verkauf der Eigentumswohnung nicht verlangen, den einbezahlten Anteil zurück zu erhalten.
