Der BGH hat auch für den rechtzeitigen Zugang einer Nebenkostenabrechnung seine ständige Rechtsprechung bestätigt, dass nämlich der Versender nicht nur die rechtzeitige Absendung, sondern auch den rechtzeitigen Zugang beweisen muss. Gemäß § 556 Abs. 3 BGB ist über Betriebskostenvorauszahlungen jährlich abzurechnen und die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, dass er die Verspätung nicht zu verantworten hat.
In dem vom BGH zu entscheidenden Fall war eine Nebenkostenabrechnung, die bis Jahresende zugehen musste, vom Lebensgefährten der Vermieterin am 21.12.2005 als Brief zur Post gegeben und an den Mieter abgeschickt worden. Die Vermieterin meinte, die Tatsache, dass der Brief rechtzeitig verschickt wurde, begründe einen Anscheinsbeweis dafür, dass dem Mieter die Abrechnung rechtzeitig zugegangen sein müsse. Der BGH lehnt für andere Fälle die Annahme eines solchen Anscheinsbeweises in ständiger Rechtsprechung ab und hat dies nun auch für den rechtzeitigen Zugang der Nebenkostenabrechnung bestätigt. Der BGH sieht die Post als Erfüllungsgehilfen der Vermieterin für die Zusendung der Abrechnung. Wer sich eines Erfüllungsgehilfen bedient, hat dessen Fehlverhalten zu vertreten. Mit anderen Worten hat der Vermieter Verspätungen bei der Post zu verantworten. Aus diesem Grunde genügt zur Fristwahrung nicht die rechtzeitige Absendung. Der Vermieter muss vielmehr den rechtzeitigen Zugang beweisen.
Der sicherste Weg hierfür ist die Zustellung per Boten, der den Brief rechtzeitig in den Herrschaftsbereich (Briefkasten) des Mieters befördert und dies im Streitfall als Zeuge bestätigen kann. Auch ein Einschreiben / Rückschein kann genügen. Das setzt allerdings voraus, dass der Rückschein, der Quittungsfunktion hat, auch vom Empfänger / Mieter unterschrieben wird, und zwar rechtzeitig vor Fristablauf. Erhält der Mieter innerhalb der Frist nur den Benachrichtigungszettel und holt die Sendung erst nach Fristablauf bei der Post ab, ist diese nicht rechtzeitig zugegangen. Holt der Mieter sie gar nicht ab, hilft auch das Einschreiben / Rückschein nicht. Das Einwurf-Einschreiben soll nach umstrittener Rechtsansicht dem Absender den Nachweis des Zugangszeitpunkts ermöglichen. Auch das gelingt aber natürlich nur, wenn das Einschreiben rechtzeitig zugeht. Der Zugang eines Faxes setzt voraus, dass beim Empfänger ein Ausdruck existiert. Ob der Sendebericht als Zugangsnachweis ausreicht, ist fraglich. Als Nachweis des Zugangs einer E-Mail ist zumindest eine Lesebestätigung vorausgesetzt, die man im Zweifel nicht erhalten wird.
Im Ergebnis ist festzuhalten, dass der Zugangsnachweis höchst problematisch ist. Bei wichtigen fristgebundenen Schreiben ist anwaltliche Hilfe anzuraten. Eine frühzeitige Absendung empfiehlt sich.
BGH, Urteil vom 21.01.2009, AZ: VIII ZR 107/08
