Vereine prägen wesentlich das gesellschaftliche Leben. Sei es gemeinnütziges Engagement für Bedürftige, das gemeinsame Interesse an Kaninchen oder die Mitgliedschaft im Sportverein, Vereine gibt es mit den verschiedensten Zielsetzungen und die meisten Menschen kommen regelmäßig mit Vereinen in Berührung. Häufig sind es dabei Ehrenamtliche, die das Vereinsleben prägen und organisieren. Es sind häufig auch Ehrenamtliche, die sich um die rechtlichen Angelegenheiten des Vereines kümmern. Ein Aspekt davon ist die Eintragung des Vereins in das Vereinsregister.
Ins Vereinsregister sind der Name des Vereins, sein Sitz, der Vorstand und dessen Vertretungsbefugnis einzutragen. Jedermann darf sich auf diese Eintragungen verlassen, egal, ob die Eintragungen richtig sind oder nicht. Um keine unerwünschten Folgen auszulösen, sollten die Eintragungen also richtig sein.
Grundsätzlich ist der Vereinsvorstand für die Eintragung des Vereins im Vereinsregister zuständig und sollte sich also mit den Anforderungen, die er erfüllen muss, auseinandersetzen. Die Vereinssatzung regelt, welche Vorstandsmitglieder konkret die Anmeldungen vornehmen müssen. Meist ist es nicht erforderlich, dass sich alle Vorstandsmitglieder an der Anmeldung beteiligen.
Auch nachdem ein Verein erstmalig ins Vereinsregister eingetragen wurde, muss der Vorstand darauf achten, dass künftige eintragungspflichtige Änderungen unverzüglich zum Vereinsregister angemeldet werden. Solche Änderungen können sich aufgrund von Beschlüssen ergeben, die die Mitgliederversammlung treffen. Dann muss dem Register zum einen die eintragungspflichtige Änderung mitgeteilt und zum anderen das Versammlungsprotokoll zum Vereinsregister eingereicht werden. Die Vorstandsmitglieder sollten darauf achten, dass das Versammlungsprotokoll entsprechend der Satzung unterzeichnet wird.
Im Fall einer Satzungsänderung muss der Vorstand dem Vereinsregister eine vollständige aktualisierte Fassung der Satzung zur Verfügung stellen. Die bloße Mitteilung der jeweiligen Änderungen genügt nicht. Die aktualisierte Satzung muss allerdings nicht vom Vorstand unterzeichnet sein.
Bei der Einladung zu einer Mitgliederversammlung muss der Vorstand darauf achten, dass die Einladung in der von der Satzung verlangten Form erfolgt. Gesetzliche Formvorschriften gibt es nicht. Sieht die Satzung für die Einladung die Schriftform vor, darf die Einladung zur Mitgliederversammlung auch mittels E-Mail erfolgen.
Fazit: Für Vereinsvorstände lohnt es sich, sich mit den Eintragungspflichten auseinanderzusetzen, denn die Pflege des Vereinsregisters kann ihr Haftungsrisiko reduzieren.
